Retningslinjer og rutiner for innsamling av penger og lagkasser i Haugerud IF
Mange lag og grupper ønsker å samle inn penger til ulike formål som cuper, utstyr, treningsleirer og sosiale aktiviteter. Denne typen inntekter skal hver enkelt gruppe eller lag ha på egne kontoer i Haugerud IFs navn. Typiske inntektskilder til slike formål er dugnader, sponsorer og innsamlinger.
Klubben heier på denne type initiativ. De bygger lagånd og gjør at lagene kan «koste på seg» mer enn del som kan dekkes over klubbens felleskasse. Men for å sikre at lagkassene håndteres på en trygg, ryddig og transparent måte, har vi en etablert rutiner i tråd med norsk idretts regelverk for økonomihåndtering.
Det grunnleggende er:
- Penger som samles inn på denne måten, er lagets eiendom og kan brukes av trenere/ledere ut fra det enkelte lags ønsker og prioriteringer.
- Men pengene skal alltid stå på kontoer i Haugerud IFs navn.
- Hvis et lag blir nedlagt mens det ennå er penger i lagkassa, tilfaller disse pengene Haugerud IF. Det er ikke anledning til å ta med seg pengene over til andre klubber, lag eller formål.
Praktisk informasjon ved opprettelse av lagkasse
Lag eller grupper som ønsker å opprette en lagkasse, tar kontakt med daglig leder på: jone@haugerudif.no. Han oppretter en egen konto i Sparebank1 Øst, med tilhørende kontonummer. Alle lag kan få opprettet et eget Vipps-salgssted knyttet til sin bankkonto. Dette gjør at medlemmer enkelt kan betale penger inn rett til riktig konto. Og vi får god regnskapsførsel på midlene.
Ved opprettelse av lagkasse, oppgi følgende i e-post til daglig leder:
• Hvilket lag eller gruppe det gjelder
- Hvilket lag eller grupper det gjelder
- Fullt navn, mobilnummer og e-postadresse til to personer som skal ha tilgang (vanligvis lagleder og kasserer)
Regelverk
- Det er ikke tillatt å bruke private bankkonti til lagkasser.
- Alle lagkasser skal være tilknyttet klubbens regnskapssystem ved at kontoene blir stående på Haugerud IFs balanse for å synliggjøre dem.
- Men bevegelser på kontoene blir ikke bokført av HIF. Alle inn- og utbetalinger skal dokumenteres med bilag og kvitteringer som de ansvarlige må ta vare på.
Bruk av midler
- Midler fra lagkassen kan kun disponeres mot gyldig dokumentasjon, som bilag, faktura eller kvittering.
- Ved behov for forskudd, skal mottaker signere på klubbens skjema for uttak fra lagkasse. Forskudd gjøres opp ved å levere inn kvitteringer så snart som mulig.
Eventuelt mislighold
Siden bankkontoene står i Haugerud IFs navn, har daglig leder i klubben ( på vegne av hovedstyret) anledning til, når som helst, å kontrollere bruken av en lagkonto og gjøre korreksjoner hvis det blir oppdaget mislighold