Idrettens regelverk er slik at det er klubben/hovedstyret som formelt sett har ansvaret for alt som skjer i klubben. Dette gjelder også for økonomi og regnskap. Den praktiske oppfølgingen er i hovedsak delegert daglig leder og gruppestyrene gjennom vedtak på årsmøtene. Gruppestyrene skal da drive virksomheten sin innenfor de budsjettrammene som årsmøtet har gitt.
Klubben har engasjert ProPlan som regnskapsbyråd. Dette gir oss trygghet og faglig tyngde, og at alle regnskapstekniske avgjørelser blir tatt med omhu. ProPlan er av en slik størrelse at vi har tilgang på regnskapshjelp gjennom hele året, men i det daglig er det Linh Lan Ngyuen og Yngve Strømsvåg vi samarbeider med.
Dette er en av grunnene til at regnskapsførsel nå er sentralisert i Haugerud IF, dvs. at vi har ett felles regnskapssystem for alle grupper og prosjekter, alle regnskaper føres av samme person, og alle grupper benytter samme regnskapssystem.
Kostnadene ved regnskapsførsel blir fordelt på mellom hovedstyret og gruppene. Dette betyr at alle budsjetterer har utgifter knyttet til regnskapsførsel. Kostandsfordelingen ble endret i 2025, slik at det nå er den enkelte gruppes omsetning som avgjør hvor stor kostandene til regnskapsførsel blir. Endringen gjorde at små grupper betaler noe mindre enn tidligere, og større grupper noe mer.
Vi bruker regnskapssystemet PowerOffice. Dette er et papirløst system der alt foregår elektronisk og via internett. Alle bilag og rapporter ligger alltid tilgjengelig for dem som blir gitt tilgang til systemet.
Sikkerhet
For å sikre at penger blir disponert forsvarlig og at vi har gjennomsiktige forhold, er det flere som er inne i hver transaksjon: Hver gruppe oppnevner én eller flere som kan legge inn bilag til utbetaling. Hver gruppe har én som har fullmakt til å godkjenne utbetalinger. Regnskapsfører kontrollerer alle utbetalinger og stiller nødvendige spørsmål om noe er uklart eller virker usannsynlig. Daglig leder godkjenner alle utbetalinger før de går ut fra Sparebank1, som er vår bankforbindelse.
Statsautorisert revisor Herman Olav Grøv, Unic Revisjon, som har kontorer på Skullerud. Årsmøte velger årlig kontrollkomitee som har tilgang til klubbens regnskaper og budsjetter.